Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu. [Video i kviz]

Kratak odgovor: AI bilješke u Teamsu najbolje funkcioniraju kada administratori prvo omoguće odgovarajuće politike za Copilot i transkripciju, a zatim organizatori uključe Facilitator ili koriste Recap u podržanim sastancima. Kada licenciranje, transkripcija ili vrsta sastanka nisu ispravno postavljeni, bilješke se možda neće pojaviti ili mogu biti nepotpune.

Ključne zaključke:

Administratorska kontrola: Provjerite pravila za sastanke u Teamsu prije nego što očekujete da se pojave AI bilješke.

Provjera licence: Spojite funkcije Facilitator, Rekapitulacija i Kopilot s ispravnim ovlaštenjima.

Zahtjev za transkripciju: Omogućite i pokrenite transkripciju kada su bilješke umjetne inteligencije nakon sastanka važne.

Organizacija sastanka: Koristite zakazane, podržane sastanke s jasnim dnevnim redom kako biste poboljšali rezultate.

Ljudski pregled: Provjerite imena, odluke, rokove i osjetljive detalje prije dijeljenja bilješki.

1. Šta znači AI bilješke u Teamsu 🤖

Prije nego što se upustimo u to kako omogućiti AI bilješke u Teamsu, potrebno je razdvojiti tri slične funkcije:

• Bilješke generirane umjetnom inteligencijom tokom sastanka - obično putem Facilitatora u Teams sastancima.

• Bilješke umjetne inteligencije u Recapu - bilješke i zadaci praćenja prikazani nakon sastanka ili događaja.

• Bilješke sa sastanka Copilota - bilješke generirane putem Microsoft 365 Copilota iz iskustva ćaskanja na sastanku ili sažetka.

Facilitator može generirati bilješke u stvarnom vremenu pomoću umjetne inteligencije, sažeti ključne odluke, dokumentirati otvorena pitanja, odgovoriti na pitanja u chatu na sastanku i pomoći u upravljanju zadacima. Microsoft kaže da je za dodavanje Facilitatora na sastanak ili njegovo uključivanje tokom sastanka potrebna licenca za Microsoft 365 Copilot , iako interni učesnici sastanka mogu vidjeti ažuriranja uživo nakon što se pokrene.

Ta razlika je bitna jer jedna osoba može reći „AI bilješke“ i misliti na uglađeni panel s bilješkama uživo, dok druga osoba misli na karticu s AI bilješkama nakon sastanka. Ista kuhinja, druge ladice.

2. Brza kontrolna lista prije omogućavanja AI bilješki u Teamsu ✅

Evo suhoparnog, ali važnog dijela. AI bilješke se ne pojavljuju magično samo zato što je neko kliknuo na "Pridruži se". Obično vam je potrebna odgovarajuća licenca, odgovarajuća administratorska politika, omogućena transkripcija i format sastanka koji podržava tu funkciju.

Prvo provjerite ovo:

• Vaša organizacija ima Microsoft 365 Copilot za bilješke uživo Facilitator-a putem umjetne inteligencije ili Teams Premium / Copilot gdje se koriste funkcije Intelligent Recap.

• Transkripcija je dozvoljena prema pravilima sastanaka Teamsa.

• Copilot nije blokiran administratorskim pravilima.

• Sastanak je zakazani sastanak u aplikaciji Teams gdje je ta funkcija podržana.

• Organizator ili prezenter ima dozvolu da uključi odgovarajuću funkciju umjetne inteligencije.

• Sastanak je dovoljno dug i transkribovan ako želite bilješke umjetne inteligencije nakon sastanka.

Microsoft Teams Premium uključuje "Pregled bilješki i zadataka generiranih umjetnom inteligencijom sa sastanaka" kao komunikacijsku mogućnost pokretanu umjetnom inteligencijom, dok smjernice za Facilitator zasebno navode da je Microsoft 365 Copilot potreban za dodavanje ili uključivanje Facilitatora.

Mala začkoljica, jer naravno postoji jedna: AI bilješke u Recapu dostupne su za događaje koji su trajali duže od pet minuta i transkribovani su na engleski jezik, a Microsoft također napominje da formatiranje može varirati ovisno o jeziku transkripcije.

3. Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu kao administrator 🛠️

Za administratore, kako omogućiti AI bilješke u Teamsu počinje u administratorskom centru Teamsa, a ne unutar samog sastanka. Tu se mnogi ljudi zaglave. Stalno traže dugme AI bilješke, ali politika tiho govori „ne“ u pozadini.

Administratorska putanja je obično:

1. Otvorite administratorski centar za Teams.

2. Idi na Sastanke.

3. Odaberite Pravila za sastanke.

4. Odaberite postojeću politiku ili kreirajte novu.

5. Pronađite Snimanje i transkripcija .

6. Pronađite Copilot .

7. Odaberite jednu od dostupnih opcija:

   • Uključeno

   • Uključeno sa sačuvanim transkriptom

   • Uključeno s transkriptom koji se pohranjuje prema zadanim postavkama

   • Isključeno

8. Sačuvajte politiku i provjerite da li je dodijeljena pravim korisnicima.

Microsoftove administratorske smjernice navode postavke politika za sastanke Copilota i objašnjavaju da politika transkripcije utiče na to da li Copilot može raditi tokom i nakon sastanaka.

Također morate potvrditi da je sama transkripcija dostupna. Transkripcija u Teamsu je funkcija koju kontroliraju pravila, a organizator i korisnik koji pokreće transkripciju moraju omogućiti postavku za sastanke, webinare ili gradske vijećnice kako bi uključili transkripte.

Ovo je dio koji ljudi preskaču, a zatim krive Teams. Ponekad Teams to zaslužuje. Međutim, ne uvijek.

4. Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu prilikom zakazivanja sastanka 📅

Za organizatore sastanaka, najlakši način je pripremiti AI bilješke prije početka sastanka. To daje Teamsu više prostora da se ponaša pristojno, poput mačke koja je već nahranjena.

Da biste dodali facilitatora prilikom zakazivanja:

1. Otvorite Kalendar u aplikaciji Teams.

2. Odaberite Novo.

3. Uključite za sastanak u aplikaciji Teams .

4. Odaberite Opcije.

5. Idi na Copilot i ostale AI-ove.

6. Provjerite opcija Dozvoli kopilota i facilitatora postavljena na jedno od sljedećeg:

   • Samo tokom sastanka

   • Tokom i nakon sastanka

7. Uključite prekidač Facilitator

8. Odaberite Primijeni.

za Microsoft Facilitator kažu da je ovo putanja zakazivanja, a također napominju da se Facilitator može dodati samo zakazanim sastancima, a ne sastancima kanala, trenutnim sastancima ili pozivima Teamsa.

Dobar poziv za sastanak također pomaže. Dodajte jednostavan dnevni red u opis ili bilješke sa sastanka. Facilitator može provjeriti dnevni red u pozivnici ili bilješkama sa sastanka u Loopu i koristiti ga kako bi pomogao u organizaciji diskusije. Nije magično, ali prilično blizu kada vaš sastanak ima previše momenata "još samo jedna stvar".

5. Kako uključiti AI bilješke tokom sastanka uživo u Teamsu 🎙️

Možda ste zaboravili da ga omogućite prilikom zakazivanja. Dešava se. Otvorite sastanak, neko kaže „Može li vještačka inteligencija zapisivati?“, i odjednom svi gledaju organizatora kao da kontroliše Mjesec.

Da biste uključili Facilitatora tokom sastanka:

1. Pridružite se sastanku Teamsa.

2. Odaberite Više radnji iz kontrola sastanka.

3. Odaberite Uključi facilitatora.

4. Odaberite jezik sastanka ako Teams to zatraži.

5. Sačekajte nekoliko minuta da se bilješke počnu pojavljivati.

Nakon što je Facilitator uključen, ikona Bilješki se mijenja kako bi naznačila da su bilješke generirane umjetnom inteligencijom aktivne. Microsoft kaže da se bilješke ne pojavljuju odmah i da im može trebati nekoliko minuta jer se zasnivaju na diskusiji zabilježenoj u transkriptu.

Jedan važan detalj uloge: učesnici na mobilnim uređajima mogu vidjeti bilješke uživo, ali samo organizatori ili prezenteri koji koriste Teams na računaru ili webu mogu uključiti ili isključiti Facilitator tokom sastanka.

Dakle, ako se neko pridružuje s telefona u taksiju i pita zašto ne može da ga aktivira, to bi mogao biti razlog. Dosadno? Da. Logično? Uglavnom.

6. Kako pronaći AI bilješke nakon sastanka tima 🔎

Nakon što se sastanak završi, bilješke ne nestaju u magli produktivnosti. Obično ih možete pronaći u chatu sastanka ili u sažetku.

Da biste pregledali sadržaj generiran umjetnom inteligencijom nakon sastanka:

1. Otvorite Chat u aplikaciji Teams.

2. Odaberite chat za sastanak.

3. Odaberite Rekapitulacija na vrhu.

4. Odaberite Bilješke ili AI bilješke, ovisno o iskustvu prikazanom kod vašeg zakupca.

Microsoft kaže da se sadržaju koji generira facilitator može pristupiti putem chata sastanka i bilješki sa sastanka u Recapu nakon završetka sastanka. Bilješke sa sastanka generirane umjetnom inteligencijom pohranjuju se na Microsoft Loop stranici, a učesnici sastanka mogu uređivati ​​tu Loop stranicu prije, tokom ili nakon sastanka.

Za bilješke iz sažetka događaja putem umjetne inteligencije u širem smislu, Microsoft kaže da korisnici mogu pregledati ručno generirane i bilješke generirane umjetnom inteligencijom, kao i zadatke praćenja, odabirom bilješki iz umjetne inteligencije u sažetku događaja, pod uvjetom da sastanak ispunjava zahtjeve za transkripciju.

Ovdje AI Notes postaje više od pukog trika za sastanke. Možete izvući odluke, zadatke, propušteni kontekst i praćenje bez ponavljanja cijelog razgovora kao da istražujete mjesto zločina u maloj kancelariji 🕵️.

7. Tabela poređenja: Načini korištenja AI bilješki u Teams-u 📊

Microsoftove smjernice za podršku za bilješke generirane od strane Copilota navode da korisnici mogu odabrati Copilot iz chata sastanka, odabrati više upita, generirati bilješke sa sastanka, kopirati ih i zalijepiti negdje drugdje, a istovremeno podsjećaju korisnike da provjere AI izlaz jer može biti netačan.

8. Najbolje podešavanje sastanka za bolje AI bilješke u Teamsu 🧠

Znati kako omogućiti AI bilješke u Teamsu je pola posla. Dobijanje vrijednih bilješki je druga polovina. AI je pristojan u strukturiranju, ali nije čitač misli sa slušalicama. Potrebni su joj čisti unosi.

Koristite ovu postavku:

• Dodajte jasan dnevni red prije sastanka.

• Izgovorite odluke naglas: „Odluka: pilot program ćemo pokrenuti sljedeće sedmice.“

• Usmeno dodijelite vlasnike: „Maja je odgovorna za praćenje finansija.“

• Napravite pauzu prije promjene teme.

• Izbjegavajte petero ljudi koji međusobno ogovaraju. Da, ambiciozno.

• Koristite imena dosljedno kako bi vlasništvo nad zadacima bilo jasnije.

• Kad god je to moguće, održavajte dosljednost jezika na sastanku.

• Provjerite bilješke prije nego što ih podijelite sa širom publikom.

Facilitator može otkriti dnevni red iz pozivnice za sastanak ili bilješki sa sastanka u Loopu, i može pomoći u praćenju tema dnevnog reda tokom sastanka.

Tihi i efikasan trik: najavite svoje zadatke kao da govorite za vrlo umornog asistenta. Ne robotski, samo jasno. „Zadatak: Jordan će poslati ažurirani špil.“ Takva rečenica čini bilješke umjetne inteligencije mnogo manje razuzdanim.

9. Uobičajeni problemi kada se AI bilješke ne prikazuju ⚠️

Ako u Teamsu nedostaju AI bilješke, nemojte odmah pretpostavljati da funkcija ne radi. Moguće je da jest, ali postoji nekoliko uobičajenih blokatora.

Uobičajeni uzroci uključuju:

• Nemate pravo na Copilot ili Teams Premium za funkciju koju pokušavate koristiti.

• Kopilot je onemogućen u pravilima za sastanke u aplikaciji Teams.

• Transkripcija je onemogućena za organizatora ili osobu koja je pokušava pokrenuti.

• Sastanak je prekratak za bilješke Recap AI-a.

• Sastanak nije transkribovan.

• Nepodržana vrsta sastanka, kao što je sastanak kanala za Facilitatora.

• Pogrešna uloga, kao što je učesnik koji pokušava da uključi Facilitatora.

• Ograničenja za vanjske učesnike.

• Oznake osjetljivosti ili izdvajanje agende koje blokiraju šifriranje.

Microsoftova dokumentacija navodi da Teams koristi transkript događaja, podatke o prisutnosti i podatke PowerPoint Livea kako bi pružio funkcije inteligentnog sažetka pokretane umjetnom inteligencijom, tako da nedostatak podataka o transkriptu može značiti gubitak vrijednosti sažetka umjetne inteligencije.

Za bilješke Facilitatora uživo, imajte na umu da samo organizatori i prezenteri na računaru ili webu mogu uključiti ili isključiti Facilitatora tokom sastanka. Korisnici mobilnih uređaja mogu pregledavati bilješke uživo, ali ne mogu aktivirati funkciju na isti način.

10. Privatnost, dozvole i pravilo „Molimo vas da ovo provjerite“ 🔐

AI bilješke su korisne, ali nisu pravni stenograf, službenik za usklađenost ili vaš kolega koji je najviše opsjednut detaljima. Generiraju se iz podataka sa sastanaka i mogu promašiti kontekst, nespretno formulirati nešto ili pretvoriti neurednu diskusiju u samouvjereno izgledajući sažetak koji je samo uglavnom tačan.

Microsoft navodi da je sadržaj generiran umjetnom inteligencijom u sažetku Teamsa zasnovan na transkriptu događaja i da ga pokreću GPT i drugi AI modeli, te da može biti netačan, nepotpun ili neprikladan.

Dakle, praktično pravilo je jednostavno:

• Pregledajte AI bilješke prije nego što ih pošaljete klijentima.

• Provjerite odluke, brojeve, imena i rokove.

• Potvrdite osjetljive podatke prije nego što ih pohranite ili proslijedite.

• Izbjegavajte oslanjanje na AI bilješke kao jedini zapis za pravne, HR, finansijske ili regulirane odluke.

• Pobrinite se da učesnici razumiju pravila transkripcije i sažetka generiranog umjetnom inteligencijom.

Timovi također imaju opcije za sastanke i administratorske kontrole za osjetljivi sadržaj sastanaka, uključujući kontrole vezane za kopiranje, prosljeđivanje, snimke, transkripte i uvide generirane umjetnom inteligencijom.

Malo paranoje ovdje je zdravo. Ne paranoja od folije, samo paranoja tipa "možda ne lijepi sirovi sažetak umjetne inteligencije u memorandum na ploči bez da ga pročitaš".

11. Savjeti za administratore i menadžere timova za implementaciju 🚀

Uvođenje AI Notes-a najbolje funkcioniše kada ne okrenete samo prekidač i ne nadate se da će se svi ponašati kao u videu za obuku.

Jednostavan plan implementacije:

1. Odaberite malu pilot grupu.

2. Potvrdite licence i politike.

3. Omogućite postavke transkripcije i Copilota za tu grupu.

4. Zakažite probni sastanak.

5. Isprobajte bilješke voditelja uživo.

6. Pokušajte sa pravljenjem bilješki o sažetku nakon sastanka koje koristi umjetna inteligencija.

7. Dokumentujte tačne korake koje vaši korisnici vide.

8. Napravite kratki interni vodič „kada koristiti AI Notes“.

9. Uključite podsjetnike o privatnosti.

10. Pitajte ljude šta ih je zbunilo, jer će vam reći. Glasno.

Razlog za pilotni projekat je taj što se iskustva s Teamsom mogu razlikovati ovisno o licenciranju, administratorskim politikama, vrsti sastanka, verziji klijenta i organizacijskim postavkama. To nije jedno veliko crveno dugme. Više je kao ladica puna dugmadi, od kojih su neka bolje označena od drugih.

12. Brzi odgovor: Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu 🏁

Evo sažete verzije uputstva Kako omogućiti AI bilješke u Teamsu:

Za administratore:

• Idite u administratorski centar za Teams.

• Otvori Sastanci > Pravila za sastanke.

• U odjeljku Snimanje i transkripcijaomogućite odgovarajuću Copilota .

• Provjerite da li je transkripcija dozvoljena.

• Dodijelite politiku pravim korisnicima.

Za organizatore:

• Kreirajte zakazani sastanak u Teamsu.

• Otvorite Opcije > Kopilot i druga umjetna inteligencija.

• Postavite Dozvoli kopilotu i facilitatoru na omogućeno.

• Uključite Facilitatora.

• Primijenite postavku.

Tokom sastanka:

• Odaberite Više radnji.

• Odaberite Uključi facilitatora.

• Sačekajte nekoliko minuta da se pojave bilješke generirane umjetnom inteligencijom.

Nakon sastanka:

• Otvorite chat sastanka.

• Idi na Rekapitulaciju.

• Odaberite Bilješke ili AI bilješke.

To je čista verzija. Praktična verzija uključuje provjeru licenci, politika, transkripcije, uloga i da li Teams ima jedan od onih dana.

Završne misli 💬

Omogućavanje AI bilješki u Teamsu nije teško kada se dijelovi poredaju, ali ih je lako pomiješati. Administratori kontroliraju pravila. Organizatori kontroliraju postavljanje sastanka. Prezentatori i organizatori mogu aktivirati Facilitatora u podržanim sastancima. Transkripcija daje AI-u nešto s čime može raditi. Rekapitulacija je mjesto gdje sastanak postaje pretraživ, pregledan i - idealno - manje zatrpava pamćenje.

Najbolje podešavanje je jednostavno: omogućite odgovarajuće politike, uključite transkripciju, pravilno zakažite sastanak, koristite Facilitator kada su bilješke uživo važne i pregledajte izlaz prije nego što ga tretirate kao istinu uklesanu u kamene ploče 🪨. AI bilješke su vrlo korisne, ali to su i dalje bilješke mašine koja sluša ljude kako se međusobno prekidaju. Dakle, da, koristite ih. Samo držite jednu obrvu blago podignutu.

Primjer iz stvarnog svijeta: Korištenje AI Notes-a za sedmični sastanak klijentskog projekta 🧾

Scenarij

Zamislite malu web agenciju koja sedmično održava 45-minutni Teams sastanak s klijentom. Isti problemi se stalno pojavljuju: odluke se zakopavaju u chatu, zadatke se napola pamte, a neko nakon svakog sastanka provede 20-30 minuta pretvarajući zamršene bilješke u ažuriranje za klijenta.

Ovo je izmišljen, ali realan primjer scenarija. Agencija koristi AI Notes u Teamsu za kreiranje prve verzije bilješki sa sastanka, a zatim voditelj projekta pregleda rezultate prije nego što bilo šta ide klijentu. Taj posljednji dio je važan. AI pomaže s administrativnim poslovima, a ne zamjenjuje čovjeka koji razumije projekt.

Sastanak je zakazan u Teamsu, transkripcija je omogućena, a Facilitator je uključen prije početka poziva. To se poklapa s glavnom poentom članka: AI bilješke najbolje funkcioniraju kada se prvo dogovore licenciranje, pravila sastanka, transkripcija i postavljanje sastanka.

Šta je potrebno asistentu

Za ovu postavku, organizator priprema:

Planirani sastanak u Teamsu, a ne brzi ad hoc poziv.

Kratak dnevni red u pozivu na sastanak.

Transkripcija je omogućena za sastanak.

Facilitator je uključen prije početka sastanka.

Voditelj projekta zadužen za pregled bilješki umjetne inteligencije.

Jednostavna kontrolna lista za pregled imena, datuma, troškova, rokova i odluka klijenata.

Dobar dnevni red bi mogao izgledati ovako:

Dnevni red:

Pregledajte rezultate od prošle sedmice.

Potvrdite promjene teksta na početnoj stranici.

Odlučite hoćete li zadržati ili ukloniti video sa stranice s cijenama.

Dodijelite vlasnike za zadatke pokretanja.

Potvrdite sljedeći datum pregleda.

To daje vještačkoj inteligenciji više strukture nego nejasni poziv za "nadoknađivanje projekta". Također pomaže ljudima da ostanu malo manje raspršeni, što je uvijek bonus.

Primjer upute

Na početku sastanka, organizator može reći nešto poput:

„Danas koristimo bilješke generirane umjetnom inteligencijom kako bismo zabilježili odluke i akcijske stavke. Molimo vas da jasno navedete odluke, navedete ime vlasnika za svaki zadatak i navedete rokove gdje je to moguće. Pregledat ćemo bilješke prije nego što ih podijelimo nakon sastanka.“

Tokom sastanka, menadžer projekta može jasno istaći sljedeće aktivnosti:

"Odluka: video s cijenama zadržavamo za lansiranje."

„Zadatak: Priya će poslati revidiranu verziju početne stranice do četvrtka u 15:00.“

„Zadatak: Mark će provjeriti da li se analitičke oznake ispravno aktiviraju prije petka.“

Ovo se u početku može činiti pomalo formalnim, ali daje vještačkoj inteligenciji jasne udice za rad. Ulaze nejasne diskusije, izlaze nejasne bilješke. Ulaze jasne odluke, izlaze praktične bilješke.

Kako to testirati

Provedite mali test na tri sastanka prije nego što ga primijenite na cijeli tim.

Sastanak 1: Koristite samo uobičajene ručne bilješke.

Sastanak 2: Koristite AI bilješke, ali bez strukturiranog dnevnog reda.

Sastanak 3: Koristite AI bilješke s jasnim dnevnim redom i izgovorenim formatom zadataka.

Nakon svakog sastanka, provjerite:

Koliko je vremena potrebno za izradu konačnih bilješki spremnih za klijenta.

Koliko stavki akcije treba ispraviti.

Da li su rokovi ispravno zabilježeni.

Da li je za svaki zadatak dodijeljen pravi vlasnik.

Da li sažetak sadrži bilo šta što nije dogovoreno.

Recenzent bi trebao uporediti bilješke umjetne inteligencije sa transkriptom prije slanja bilo čega eksterno. Ovo je posebno važno za novac, vremenske rokove, pravne formulacije, odobrenja ili obaveze prema klijentima.

Rezultat

Ilustrativni rezultat, zasnovan na mjerenju vremena triju uzorkovanih projektnih sastanaka u trajanju od 45 minuta:

Samo napomene u priručniku: 28 minuta za izradu čistog ažuriranja klijenta.

Bilješke umjetne inteligencije bez jasnog dnevnog reda: 17 minuta za pregled i sređivanje bilješki.

Bilješke umjetne inteligencije s dnevnim redom i jasno izgovorenim akcijama: 9 minuta za pregled i slanje konačnog ažuriranja.

To je procijenjenih 19 minuta ušteđenih po sastanku u poređenju s ručnim procesom. Na osnovu četiri sedmična sastanka s klijentima mjesečno, to bi bilo oko 76 minuta ušteđenih mjesečno za jednog voditelja projekta.

Provjera kvalitete je jednako važna kao i ušteda vremena. U ovom primjeru testa, strukturirana verzija AI Notes-a je ispravno uhvatila 8 od 9 stavki akcije. Jedina greška je bio rok koji je zahtijevao ljudsku korekciju. Upravo zato AI Notes treba tretirati kao snažan prvi nacrt, a ne kao konačni izvor istine.

Šta može poći po zlu

Najčešći neuspjeh je nejasan govor. Ako neko kaže: „Hajde da to riješimo sljedeće sedmice“, vještačka inteligencija možda ne zna ko je vlasnik „tog“ ili šta „sljedeće sedmice“ znači.

Ostali rizici uključuju:

Zadatak koji je dodijeljen pogrešnoj osobi.

Blagi prijedlog napisan kao čvrsta odluka.

Propuštanje ili pogrešno saslušanje roka.

Osjetljivi podaci o klijentu koji se pojavljuju u bilješkama koje se previše široko dijele.

Transkript nije dostupan, što slabi sažetak nakon sastanka.

Organizator pretpostavlja da su AI bilješke automatski tačne jer izgledaju uredno.

Rješenje nije glamurozno, ali je učinkovito: koristite listu za provjeru, potvrdite akcijske stavke prije završetka sastanka i nemojte slati sirove bilješke o umjetnoj inteligenciji direktno klijentu.

Praktična informacija

AI Notes u Teamsu najbolje funkcionira kada je sastanak već dobro organiziran. Dodajte dnevni red, uključite ispravne postavke, jasno iznesite odluke i odredite jednu osobu odgovornom za pregled. Učinite to i AI Notes može pretvoriti pretrpan sastanak u upotrebljiv nastavak za nekoliko minuta umjesto kreiranja još jednog dokumenta o kojem svi kasnije moraju raspravljati.

Često postavljana pitanja

Kako da omogućim AI bilješke u Teamsu kao administrator?

Da biste omogućili AI bilješke u Teamsu kao administrator, počnite u administratorskom centru Teamsa. Idite na Sastanke, otvorite Pravila za sastanke i pregledajte odjeljak Snimanje i transkripcija. Provjerite je li Copilot dozvoljen i je li transkripcija omogućena za prave korisnike. Pravila također moraju biti dodijeljena osobama koje bi trebale imati pristup AI bilješkama.

Koje licence su mi potrebne za AI Notes u Teamsu?

Licenca zavisi od funkcije AI bilješki koju želite koristiti. Bilješke generirane AI-jem uživo uz Facilitator obično zahtijevaju Microsoft 365 Copilot. AI bilješke u Recapu mogu zavisiti od pristupa Teams Premium ili Copilotu. U mnogim organizacijama, administratori bi trebali provjeriti i politike licenciranja i pravila sastanaka prije nego što pretpostave da je funkcija dostupna.

Zašto se AI bilješke ne prikazuju na mom sastanku u Teamsu?

AI bilješke se možda neće pojaviti ako je Copilot onemogućen, transkripcija je blokirana ili vrsta sastanka nije podržana. Sastanak također može biti prekratak, nije transkribovan ili mu nedostaju odgovarajuće dozvole organizatora. Uobičajeno rješenje je provjera korisničke licence, pravila za sastanke u Teamsu, postavki transkripcije i da li je sastanak zakazan, a ne odmah započet.

Mogu li uključiti AI bilješke tokom sastanka uživo u aplikaciji Teams?

Da, na podržanim sastancima, organizator ili prezenter mogu uključiti Facilitatora tokom sastanka. Obično to rade iz Više radnji u kontrolama sastanka, a zatim odaberu Uključi Facilitatora. Bilješke se mogu pojaviti tek nakon nekoliko minuta jer Teamsu treba sadržaj diskusije iz transkripta prije nego što može generirati korisne bilješke.

Gdje mogu pronaći AI bilješke nakon sastanka u Teamsu?

Nakon sastanka, otvorite chat sastanka u aplikaciji Teams i odaberite opciju Recap. U zavisnosti od vaših postavki, možete vidjeti Bilješke ili AI bilješke. Bilješke koje generira facilitator mogu se pojaviti i putem chata sastanka i bilješki sa sastanka. Obično AI bilješke nakon sastanka najbolje funkcioniraju kada je sastanak transkribovan i ispunjava zahtjeve funkcije.

Koja je razlika između bilješki sa sastanka facilitatora, sažetka i kopilota?

Facilitator je uglavnom namijenjen za bilješke generirane uživo pomoću umjetne inteligencije tokom sastanka. Rekapitulacija je mjesto gdje korisnici pregledavaju bilješke, zadatke i sadržaj sastanka nakon sastanka. Bilješke sa sastanka Copilota generiraju se putem Copilot iskustva iz chata na sastanku ili rekapitulacije. Preklapaju se, ali nisu potpuno ista funkcija, tako da se zahtjevi za postavljanje mogu razlikovati.

Da li je za sastanke na Teamsu potrebna transkripcija da bi bilješke umjetne inteligencije funkcionisale?

U mnogim radnim procesima za bilješke putem umjetne inteligencije u Teamsu, transkripcija je ključna jer umjetnoj inteligenciji daje nešto za analizu. Bilješke napravljene umjetnom inteligencijom posebno zavise od dostupnosti transkripta i ispunjavanja uslova za sastanak. Administratori bi trebali potvrditi da je transkripcija dozvoljena u pravilima za sastanke, a organizatori bi trebali osigurati da se sastanak transkribira kada im zatrebaju bilješke nakon sastanka.

Ko može uključiti Facilitator za AI bilješke u Teamsu?

Organizatori ili prezenteri obično mogu uključiti Facilitatora koristeći Teams na računaru ili webu. Korisnici mobilnih uređaja mogu vidjeti bilješke uživo, ali možda neće moći sami aktivirati Facilitatora. Ova razlika u ulogama često objašnjava zašto jedan učesnik vidi opciju bilješki, dok je druga osoba ne može omogućiti.

Kako mogu dobiti bolje bilješke sa sastanaka generirane umjetnom inteligencijom u Teamsu?

Koristite jasan dnevni red, izgovarajte odluke naglas i jasno dodijelite zadatke po imenu. Izbjegavajte da ljudi prekoštavaju jedni druge kad god je to moguće i održavajte dosljednost jezika sastanka. Bilješke napravljene umjetnom inteligencijom najbolje funkcioniraju kada sastanak ima strukturu. Također pomaže pregledati bilješke prije nego što ih podijelite sa svima.

Jesu li AI bilješke u Teamsu dovoljno pouzdane za dijeljenje?

Bilješke umjetne inteligencije su korisne, ali ih ipak treba provjeriti prije dijeljenja, posebno s klijentima ili rukovodstvom. Pregledajte imena, brojeve, odluke, rokove i osjetljive detalje. Praktično pravilo članka je da se bilješke umjetne inteligencije tretiraju kao koristan nacrt, a ne kao savršen pravni ili dokument o usklađenosti. Ljudski pregled je i dalje važan.

Reference

1. Microsoft podrška - Facilitator na sastancima Microsoft Teamsa - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Postavke pravila za sastanke Copilota - learn.microsoft.com

Pronađite najnoviju umjetnu inteligenciju u službenoj trgovini AI Assistant

O nama